Product Radar
Привет, Радар! Меня зовут Георгий, я руковожу продажами и маркетингом в Аспро.Cloud. Пятнадцать лет проработал в B2B-продажах: TELE2, Samsung, Whirlpool, команды до полусотни человек. Думал, что про рабочие встречи знаю все, и ошибся.
Расскажу, как мы приучили себя записывать и раскладывать по полочкам каждую встречу и как из этого появился отдельный продукт «Аспро Встречи».
Мы на Product Radar:
Аспро Встречи
Продукт недели #2
Онлайн-сервис для записи, расшифровки и анализа деловых встреч на основе ИИ
Что мы стали замечать на своих встречах
Часть наших коллег работает на нескольких направлениях: кто-то делает макеты для одного продукта и параллельно участвует в запуске другого, разработчики закрывают задачи двух сервисов, я сам веду продажи и маркетинг в облачном направлении и постоянно пересекаюсь с продуктовой командой. За неделю набирается с десяток встреч: планерки, продуктовые созвоны, встречи с клиентами и партнерами.
У такого уклада есть неудобное следствие. На встрече могут присутствовать пять человек, а ее решения касаются пятнадцати. И тогда начинается «расскажи потом Коле», «скинь конспект» — остальные узнают о решениях в пересказе.
Вторая беда: состав проектов меняется. Пришел новый сотрудник, и чтобы ввести его в курс дела, кому-то надо сесть и пересказать полгода истории: что решали, почему именно так, кто за что отвечает. Через полгода этого человека переводят на другой проект, и он уносит с собой понимание, которое было только в его голове. В базе знаний к этому моменту пусто, потому что писать туда после каждой встречи — отдельная работа, до которой руки доходят в последнюю очередь.
И третье, самое очевидное: на встрече нужно участвовать, а не вести протокол. Кто пробовал одновременно слушать клиента, торговаться и записывать, знает: что-то из этого обязательно пострадает.
Как две истории подтолкнули нас пересмотреть процесс встреч
Как-то на планерке мы договорились перезвонить клиенту и уточнить условия по договору. Озвучили, все закивали, разошлись. Через несколько дней клиент написал в общий чат: вы обещали перезвонить, я жду. Стали разбираться и выяснили, что задачу слышали пятеро, и каждый в тот момент решил, что звонит кто-то другой.
Второй случай был в продажах. Мы встречались с потенциальным клиентом и обсуждали переход на Аспро.Cloud: что переносим, в каком порядке, когда начинаем. Я конспектировал в блокнот, коллега в свой. Через неделю сверились: в моей записи мы обещали начать перенос данных на следующей неделе, в его — сначала тестовый месяц, а перенос обсуждать после него. Клиент к тому времени уже запросил у своей команды выгрузку данных и ждал старта. Разбор полета был неприятным.
После этих случаев я понял, что люди тут ни при чем. Умные и ответственные коллеги все равно теряли договоренности, потому что решение звучало один раз, а дальше каждый додумывал его по-своему. На память и добросовестность рассчитывать было нельзя. Нам нужен был способ записывать итог сразу, прямо на встрече, и при этом нормально участвовать в разговоре. С этого мы и начали менять то, как проводим встречи.
Что мы поменяли на самих встречах
Сначала мы договорились о трех правилах, и они работают до сих пор.
- За задачу отвечает один человек, и его называют вслух прямо на встрече. Мы спрашиваем «Кто берет?» и держим паузу, даже когда она неловкая. Обычно вызвавшийся находится сам: всем и так ясно, кто это будет, просто имя до этого никто не произносил. Человек, который сам сказал «Давайте я», относится к задаче иначе, чем тот, кого назначили без его согласия.
- Договариваемся о цели, а в конце раскладываем ее на шаги. «Улучшить распределение заявок» — пустая формулировка, из нее непонятно, что делать в понедельник утром. Цель «Заявка уходит свободному менеджеру, а не самому быстрому» раскладывается сама: настроить очередность в CRM, согласовать порядок с отделом, предупредить постоянных клиентов. Назначить исполнителя и срок для каждого шага уже несложно.
- Фиксируем сразу. Что не записано по горячим следам, потом никто не восстановит. Раз в неделю пересматриваем открытые договоренности, чтобы провисшее всплывало до того, как о нем напомнит клиент.
Правила помогли, но одна проблема осталась: кто-то должен записывать все это на каждой встрече.
Почему не подошли готовые решения
Мы искали сервис, который сделает всё сам: запишет встречу, расшифрует ее, соберет итоги и разошлет участникам. Рынок таких сервисов большой, но в каждом продукте нам чего-то не хватало. Одни заточены под онлайн-звонки, и если мы ехали к клиенту в офис, встречу приходилось записывать на телефон, а потом вручную загружать в сервис. Другие собирают аккуратную сводку, но на этом все: план действий из нее приходилось составлять и рассылать самим.
Какое-то время мы ходили на встречи с диктофоном Plaud. Устройство записывает встречу и отдает расшифровку со сводкой в приложении. После встречи достаешь ноутбук, руками закидываешь файл, ждешь расшифровку, потом сам рассылаешь коллегам. Это занимало много времени.
С диктофоном ручной работы меньше не стало, она просто сдвинулась на шаг позже. Были и еще два минуса. Устройство нужно было купить каждому менеджеру, в том числе проектным фрилансерам. А записи уходили на зарубежные серверы, поэтому на переговоры, где мы обсуждаем условия по клиентам, диктофон брать было нельзя.
Тогда мы сформулировали, что нам нужно:
- запись с чего угодно: телефон, ноутбук, загрузка готового файла;
- протокол с итогами, который сам приходит участникам;
- данные в России;
- цена, при которой доступ можно дать всем, кому он нужен.
Все это в одном приложении мы не нашли и решили сделать свой сервис. Его к тому же можно будет связать с нашей CRM Аспро.Cloud, и тогда договоренности со встреч будут сами попадать в работу к менеджерам.
Как внутренняя задача выросла в продукт
Мы делали «Аспро Встречи» для себя, поэтому проверяли на своих же задачах: каждую неделю прогоняли записи встреч и смотрели, где сервис работает криво.
По ходу выяснилось, что расшифровку мы читаем по диагонали. Гору текста пролистываешь и ищешь одно — о чём договорились и кто за это отвечает.
Поэтому главным результатом встречи у нас стал итог: что решили, кто отвечает, что осталось обсудить. Стенограмма встречи никуда не делась: она выручает, когда надо проверить формулировку или процитировать обещание. Но коллегам мы отправляем именно итог, и он же попадает в базу знаний.
Дальше продукт развивался из наших же сценариев. Первой появилась запись с телефона: мы проводим встречи у клиентов, а ноутбук там не везде развернешь. Тогда же сервис научился принимать готовые файлы длиной до пяти часов, так мы обрабатываем старые записи и файлы с диктофонов.
Потом выяснилось, что совещание не единственный сценарий: HR проводит собеседования и через неделю уже не помнит кандидатов. Для них мы сделали шаблон, который собирает по каждому кандидату навыки, опыт и риски.
Так дошли до пяти шаблонов протокола: встреча, собеседование, проект, голосовая заметка и стенограмма суда.
Еще мы настроили автоотправку, чтобы протокол сразу после встречи приходил участникам на почту. Все записи и протоколы храним на серверах в России.
С первых экспериментов прошло меньше года. Тогда мы всерьез взялись за совещания, перебирали чужие сервисы, попробовали Plaud. Полгода назад начали думать над своим продуктом, и последние несколько месяцев плотно им занимаемся.
Больше всего хлопот доставили интеграции с сервисами видеозвонков. Они отлетали, мы их чинили и переписывали, какие-то делали заново. Сейчас подключаем другие платформы: из сервисов видеосвязи пока работает Телемост, остальные в очереди. Параллельно дорабатываем расшифровку: ошибки в ней еще встречаются, мы находим их на своих же встречах и исправляем.
Почему мы на Радаре
«Аспро Встречи» стали продуктом недели #2. Мы пришли за прожаркой, чтобы получить живую реакцию людей, которые каждый день сидят на совещаниях.
Загляните в карточку, покрутите сервис — 180 минут в месяц бесплатно, этого хватает на тестирование. И напишите в комментариях, что не так: я читаю все.
Будем рады поддержке лайком и комментом на Product Radar:
Аспро Встречи
- Продукт недели #2
Онлайн-сервис для записи, расшифровки и анализа деловых встреч на основе ИИ
⭐️ Эту статью написал «Друг Радара». Вы можете добавить свою статью или обсудить ее идею с нами в боте. Мы поможем на всех этапах подготовки и публикации статьи, а также разметим ее в сторисах нашего Telegram-канала @productradar_official. Редакция Блогов Product Radar бережно сохранила авторский стиль, орфографию и пунктуацию.
